1) 의사록 날인이 중요한 이유

• 법적 근거: 상법 제391조(이사회), 제363조 등은 의사록 작성과 기명날인 또는 서명을 요구합니다.
• 증거력: 분쟁·감사·소송에서 결의의 진정성을 입증하는 핵심 증거입니다.
• 실무적 필요: 상업등기, 공증, 금융·거래소 제출 등 대외 절차에서 필수 확인 항목입니다.

2) 날인 방식별 작성 방법 (인감·막도장·서명·전자서명)

① 인감도장

1. 의사록 마지막 장과, 다페이지 문서는 간인 위치에 인감 날인.
2. 인감증명서(3개월 이내)를 준비하고, 도장 동일성 일치 확인.
3. 도장이 선명하게 찍혔는지 확인(흐릿하면 보정 요구 가능).

② 막도장(일반 개인도장)

• 내부 기록용이나 분쟁 위험 낮은 안건에 한해 사용 권장.
• 등기·공증 제출에는 부적합할 수 있으며, 보정 명령으로 일정 지연 가능.

③ 서명(Signature)

• 상법상 기명날인과 동등 효력.
• 해외 이사·원격 회의 시 유용. 다만 대외 제출에는 보완 필요.
• 서명은 일관된 필체로 작성, 이니셜·약식 서명 지양.

④ 전자서명

• 전자회의·전자투표 등 내부 기록에 활용 가능.
• 등기·공증 제출은 여전히 종이 원본 + 날인본을 요구하는 사례가 다수.

3) 본인서명사실확인서 핵심 요건 (인감증명서 대체 수단)

인감이 없거나 서명만 한 경우, 본인서명사실확인서로 인감을 대체할 수 있습니다. 다만 서류의 완성도를 엄격히 봅니다.

발급·작성 요령

1. 주민센터에서 발급(본인 방문).
2. 용도/목적을 구체적으로 기재: 예) “대표이사 변경 등기용”, “정관변경 주주총회 의사록 공증 제출용”.
3. 위임이 있으면 위임인·수임인, 위임 범위를 명확히 기재.
4. 의사록에 서명만 있고 도장이 없을 때, 확인서를 첨부하여 대외 제출에 활용.

4) 간인(페이지 날인) 작성법

다페이지 문서는 문서의 동일성과 후가공 방지를 위해 반드시 간인이 필요합니다.

1. 각 페이지 하단(또는 측면) 접합부에 도장을 걸쳐 찍어 페이지간 연속성을 표시.
2. 가능하면 동일 도장(인감/서명)을 사용하여 일관성 확보.
3. 마지막 장에는 개별 날인(또는 서명)도 병행.

5) 등기·공증 제출 시 유의사항

대표이사 변경 등기 등 상업등기

• 원칙: 인감 날인본 + 인감증명서.
• 대체: 서명본 + 본인서명사실확인서(목적·위임 명확 기재)로 대체 가능.
• 흐릿한 날인, 간인 누락, 서명 불일치 → 보정 명령 대상.

주주총회 특별결의 공증(정관 변경, 합병 등)

• 공증인은 출석·정족수·날인의 진정성을 직접 확인.
• 가장 안전한 방식은 인감 날인.
• 서명본 제출 시 본인서명사실확인서 필수 첨부, 목적·위임 불명확하면 거절 가능.

6) 상황별 권장 방식 (요약표)

7) 실제 사례

• 사례 1 — 막도장으로 등기 지연: 내부 의사록을 막도장으로 처리해 등기소 제출했으나, 신뢰성 부족으로 인감 날인본 재제출 요구. 변경등기 일정이 2주 이상 지연.
• 사례 2 — 간인 누락으로 분쟁: 주총 의사록 일부 페이지 간인 누락. 주주가 위조 가능성을 제기했고, 법원은 문서 동일성 담보 불충분을 이유로 회사에 불리한 판단.
• 사례 3 — 서명 + 본인서명사실확인서로 공증 완료: 해외 거주 이사가 직접 날인 불가. 자필 서명 후 본인서명사실확인서(목적·위임 명시)를 첨부해 공증 수리.

8) 자주 하는 실수 (피해야 할 포인트)

• 사후 날인: 회의 후 나중에 도장·서명 받기 → 결의 무효 공격 포인트가 됨.
• 간인 누락: 페이지 교체 시비의 빌미 제공.
• 흐릿한 인영: 등기·공증 단계 보정 명령 잦음.
• 본인서명사실확인서 목적·위임 미기재: “용도 불명” 사유로 접수 거절 가능.

9) 최종 체크리스트

1. 회의 종료 직후 출석자 전원 날인 또는 서명 완료.
2. 다페이지 문서는 간인 철저(모든 페이지).
3. 대외 제출(등기·공증) 예정 시 인감 우선 검토.
4. 서명본 제출 땐 본인서명사실확인서 준비(목적·위임 명확히).
5. 원본은 본점 비치, 스캔본 전자보관 병행.

10) 결론

의사록 날인은 회사의 지배구조 투명성과 법적 안정성을 가르는 디테일입니다. 내부용은 막도장·서명으로도 충분할 수 있지만, 등기·공증 등 대외 제출에는 인감 또는 서명 + 본인서명사실확인서(목적·위임 명시) 조합이 안전합니다. 간인 누락, 흐릿한 인영, 사후 날인 같은 작은 실수가 소송과 일정 지연으로 이어질 수 있으니, 위 체크리스트대로 한 번 더 확인해 마무리하세요.